In een complexe, snel veranderende wereld is het essentieel om als team verbinding te houden met elkaar en om onze tijd samen zo effectief mogelijk te gebruiken. Zo kunnen we de collectieve intelligentie ten volle benutten en toch maximaal focus en resultaat neerzetten. Krachtige processen en zorgzame facilitatie zijn hiervoor essentieel. iLeanwil in de komende periode teams ten volle ondersteunen om effectief samen te werken, ook online. Daarom delen we onze inzichten en ervaring met jullie en  ontwikkelden we materiaal dat we gratis ter beschikking stellen, en dat je snel en praktisch kan inzetten. 

Leuker en beter vergaderen… het kan!

Je had het je nog zo voorgenomen: tijdens deze online meeting ging je focus houden en geen andere dingen doen. Bij de les blijven en bijdragen, dat ging je doen. Tien minuten ver in de vergadering: je belangrijkste emails zijn beantwoord, je LinkedIn notifications, die in je ooghoek blonken, zijn bekeken en je to-do lijst voor de rest van de dag is aangevuld. Wat je collega’s ondertussen zeggen, volg je met een half oor en daar waar je denkt dat het verwacht wordt, doe je je zegje. Zoals gewoonlijk wordt er weer nodeloos uitgeweid over het agendapunt van Katrien. Gelukkig heb je ondertussen toch wat andere nuttige dingen kunnen doen.

Als dit scenario je bekend voorkomt, kan je ervan uitgaan dat je collega’s in diezelfde meeting waarschijnlijk ook niet helemaal happy waren met het meetingverloop. De kans is groot dat zij zich bij momenten ook ergerden en zich afvroegen of de meeting niet efficiënter kon.

Hoe zorgen we ervoor dat onze meetings leuker en efficiënter worden?

Dat is de hamvraag. Hoe blijft iedereen betrokken en gefocust? Hoe zorgen we ervoor dat de meeting zo goed is, dat niemand wil missen wat er gezegd, beslist of gepland wordt? Elk team is anders, dus is er ook geen one-size-fits-all vergader format dat voor iedereen werkt. Maar wat elk team wel kan, is de wijsheid naar boven halen om de juiste verbeteringen aan te brengen in de manier van vergaderen, die te testen, en dan steeds te finetunen.

Evalueren en bijsturen

Schermafbeelding 2020-04-27 om 11.46.59.png

Bij Ilean gebruiken we op het einde van onze meetings het patroon uit Sociocratie 3.0 ‘Evalueren van vergaderingen’. Het helpt ons om de manier waarop we vergaderen voortdurend te verbeteren, en het maakt dat we (meestal ????) onze meetings zo tof vinden dat we ondertussen geen andere dingen aan het doen zijn.

Is dat dan een zware dobber en extra balast aan het einde van elke vergadering? Nee, integendeel. Benieuwd hoe dat concreet in zijn werkt gaat? Check deze video met een fragmentje uit onze online meeting van vorige week donderdag, waar we op enkele minuutjes onze meeting evalueren en tot verbeter suggesties voor volgende keer komen. BEKIJK DE VIDEO OVER ‘EVALUEREN VAN VERGADERINGEN’

Wat doe je daar met je wijsvinger?  

Dat dingetje dat we soms doen met onze wijsvinger als iemand iets zegt waar we het helemaal mee eens zijn, is het ‘bingo-gebaar’. Betekent: is voor mij ook zo!

Dit is het vijfde deel van de blogreeks ‘samenwerken als nooit tevoren’.

Vorige artikels: